Baobab – Guide

1 · Qu'est-ce que Baobab ?

Baobab (en interne « Sous le Baobab ») est une application d'épargne collective (tontine) – pour les associations d'épargne et de solidarité.

Tout tourne autour des associations. Une association peut mener plusieurs tontines en parallèle, chacune avec son propre cycle, et propose selon les réglages d'autres espaces : discussion, dons, membres, crédit, une banque interne (fonds), une cotisation annuelle, une vue des finances, sondages & événements, une caisse de solidarité, des invitations et des règles.

Les éléments centraux

👑2 · Rôles & droits

Vos possibilités dépendent de votre rôle dans chaque association. Vous pouvez être gestionnaire dans l'une et simple membre dans une autre.

🧭3 · Navigation & utilisation

Barre de navigation inférieure

Symboles de l'en-tête

• 🔔 Cloche – notifications, avec compteur (nombre d'avis non lus) ; ouvre l'historique.
• 🈂️ Langue – changement rapide de langue (sur l'accueil).
• 💬 Bulle – aperçu des discussions de toutes les associations (onglet « Associations »).
• ▦ QR – scanner QR pour rejoindre (onglet « Associations », aussi en bouton flottant).
• ••• Menu – autres actions de gestion sur la page de l'association.
• ← Retour – un niveau en arrière.

« Aller à » – changer vite de module

Sur chaque sous-page d'un module, le symbole en grille (▦▦▦) en haut à droite ouvre une feuille de sélection « Aller à »: la liste complète des modules activés de cette association avec une courte description, l'espace ouvert étant coché. Une tape y mène directement, sans repasser par la page de l'association.

🔐4 · Connexion, 2FA & mot de passe

Se connecter

1. Saisir l'e-mail et le mot de passe.
2. Taper sur Se connecter .
3. Accès erroné → message « E-mail ou mot de passe incorrect ».

Confirmation en deux étapes (obligatoire)

• Après le mot de passe vient un code à 6 chiffres par e-mail (env. 1×/mois, ou à chaque nouvel appareil).
• Saisir le code → Confirmer. Pas de courriel ? Vérifier le dossier indésirables
• ou en redemander un. Ou bien utiliser un code de secours, si aucun e-mail n'arrive.

Mot de passe oublié

Mot de passe oublié → saisir l'e-mail → demander un code à 6 chiffres → définir un nouveau mot de passe.

S'inscrire

Via S'inscrire , créer un nouveau compte.

🏠5 · Accueil

Juste après la connexion, vous voyez votre vue personnelle sur toutes vos associations.

• Tout en haut peuvent apparaître des bandeaux d'information, p. ex. pour une nouvelle version de l'app avec visite guidée, ou un encart « Baobab en application » avec des liens vers l'App Store et Android – tous deux se referment avec le × .
• Salutation « Bonjour <prénom> » avec le sous-titre « Votre aperçu tontine ».
• Carte violette d'indicateurs « Volume mensuel des cotisations » – somme de vos cotisations mensuelles sur toutes les associations, avec le nombre de Gérées et d' Adhésions .
• Actions rapides – quatre tuiles, voir chapitre 6.
• Paiement à venir – liste des prochaines échéances sur toutes les associations, chacune avec l'association, le numéro de cycle, le montant, la date et un badge (p. ex. « Dans 28 jours »).
• Mes associations – une carte par association gérée ou rejointe, avec barre de progression et indication du tour (p. ex. « Tour 4/6 »).

⚡6 · Actions rapides

📚7 · Liste des associations

• Barre de filtres en haut : Toutes / Associations / RPN – RPN est un type d'association à part au sein du réseau fédéral (voir chapitre 26) et se compte séparément ici.
• Gérées par moi – les associations que vous gérez, avec le badge « Gestionnaire » et des indicateurs comme cotisation/cycle ou nombre de membres (p. ex. « 6/50 membres »), selon le type d'association.
• Chaque carte indique en plus le statut (p. ex. « Active ») et, pour les associations à tontine, qui doit actuellement payer.
• Bouton Nouvelle association en bas à droite.

➕8 · Créer une association

Bouton Nouvelle association sur la liste des associations.

À la création, vous devenez automatiquement gestionnaire de la nouvelle association.

📋9 · Page de l'association

En-tête

• Nom, description et badge Vous gérez ou Membre.
• Carte violette Solde de la caisse – état global actuel, en dessous le nombre de Tontines et de Membres (p. ex. « 6/12 »).
• Au tour de – indique, pour chaque tontine en cours, qui est le prochain, avec le mois d'échéance et le montant.

Symboles de l'en-tête

• ▦▦▦ Aller à – changement rapide de module (voir chapitre 3).
• 🔔 Notifications – messages concernant cette association.
• ••• Menu – autres actions de gestion (modifier les propriétés, règles & statut, lancer une nouvelle tontine, envoyer une annonce).

Par tontine : la carte de cycle

Pour chaque tontine en cours dans l'association apparaît une carte propre avec le nom, le numéro de cycle, un badge de statut (p. ex. Actif), une barre de progression segmentée, l'étape en cours (p. ex. « Étape 6/7 »), la durée et la cotisation minimale en pastilles, « Au tour de : <nom> » ainsi que les trois indicateurs Versé, Réserve et Payé. Le bouton Ouvrir le cycle mène à la vue détaillée (chapitre 11).

Grille des modules

En dessous, les tuiles de tous les modules activés : Discussion, Tontine, Dons, Membres en grandes tuiles, suivies de Crédit, Fonds/Caisse, Cotisation annuelle, Finances, Sondages & événements, Solidarité, Invitations et Règles en tuiles plus petites avec icône. Lesquelles sont visibles se règle sous « Activer / désactiver des modules » (chapitre 10).

🎛️10 · Activer / désactiver des modules

Le gestionnaire décide ici quels modules l'association propose. Un module désactivé disparaît de la grille pour tous les membres.

• Parmi les modules commutables : crédit / banque interne, solidarité, appels vidéo dans la discussion, règles et cotisation annuelle. Voir et créer des associations RPN, vous l’activez vous-même dans Paramètres → Module RPN → Utiliser RPN.

🔄11 · Tontine & cycle

Une association peut mener plusieurs tontines en parallèle. Chaque tontine a son propre cycle, en plusieurs étapes.

Vue détaillée du cycle

Après « Ouvrir le cycle », vous voyez :

• Aperçu – les indicateurs du cycle (Versé, Réserve, Payé) et l'étape en cours.
• Rapprochement – comparaison entre les versements attendus et réels.
• Cotisations attendues – qui doit verser combien et pour quand.
• Versement prévu – qui sera payé ensuite et quand.
• Demander un versement exceptionnel – un formulaire dépliable pour demander un versement hors plan sur la réserve.
• Accueillir un nouveau membre – un membre peut être accueilli au milieu d'un cycle en cours ; cela prolonge le cycle d'un mois.
• Tous les membres – liste avec l'état individuel des versements et paiements de chaque membre.
• Clôturer le cycle – clôt le tour de tontine dès que toutes les étapes sont passées.

📈12 · Simulateur de cycle

Un outil de planification pour les gestionnaires, afin de calculer un cycle complet avant le vrai départ. 5 étapes :

Les règles de base vérifiées

• Chacun verse ce qu'il reçoit à la fin.
• Les versements complémentaires seulement en cas d'excédent.
• La caisse n'est jamais négative.
• La caisse est équilibrée à la fin.
• Chacun reçoit son versement.

🗂️13 · Historique des cycles

Tuile Tontine sur la page de l'association – « Cycle en cours & cycles passés ». Liste de tous les cycles d'une tontine.

• Chaque ligne : n° de cycle, durée, Versé, Payé, Réserve et statut (clôturé ou étape en cours).
• Une tape ouvre la vue détaillée du cycle du chapitre 11.

💳14 · Payer sa cotisation (QR / GiroCode)

Les cotisations se paient par virement ; l'app fournit les données et le QR-code.

1. Ouvrir « Payer la cotisation » via le bouton de paiement ou « Payer » dans la liste des cotisations.
2. Relever le bénéficiaire, l'IBAN, le BIC, le motif – chacun avec un bouton de copie.
3. Scanner le QR-code (GiroCode) avec l'app bancaire – le virement se remplit tout seul.
4. Le trésorier confirme ensuite la réception.

🎁15 · Dons

Un module à part pour les dons à l'association – indépendant des cotisations de tontine.

• L'en-tête de la page affiche le Total – somme de tous les dons enregistrés.
• En dessous, la liste de tous les dons (vide : « Aucun don pour l'instant. »).
• Enregistrer un don ouvre un formulaire : montant, bascule Membre/Externe (sur « Membre », un champ de sélection Donateur avec les membres de l'association ; sur « Externe », un champ de nom) ainsi qu'un champ de note facultatif.

🏦16 · Fonds (banque interne)

Tuile Fonds / Caisse – « Banque interne : cotisations, règles, crédits ».

Solde

• Disponible – le montant actuellement disponible.
• Total versé, Crédits en cours, Mon versement.
• Verser une cotisation → saisir le montant → le versement est enregistré.

Crédits & remboursements

« Qui a emprunté et combien a été remboursé. » Vue des crédits en cours (vide : « Aucun crédit actif pour l'instant. »).

Règlement

« Les modifications sont décidées à la majorité des cotisants. »

Proposer une modification – les modifications du règlement sont décidées à la majorité des cotisants.

💶17 · Crédit

Des crédits sur la caisse commune. « Tous les membres votent sur le crédit. »

• Demander un crédit → montant & motif.
• Étapes du statut : Demande → Vote → Versé → Confirmé → Remboursé.
• Les membres votent (le demandeur lui-même non – principe des quatre yeux).

🤝18 · Solidarité

Une caisse d'entraide facultative de l'association, pour des situations définies.

Si aucun groupe n'est encore créé, la page affiche l'état vide « Aucun groupe de solidarité – Créez une caisse d'entraide pour l'association. » avec le bouton Nouveau groupe.

Nouveau groupe – champs du formulaire

Enregistrer crée le groupe.

🧾19 · Cotisation annuelle

Gère la cotisation annuelle de l'association, séparément des cycles de tontine.

• Bandeau « Définir le montant de la cotisation annuelle », tant qu'aucun montant n'est enregistré.
• L'en-tête indique le montant et la période actuellement réglés (p. ex. « 0,00 € · année civile »).
• En dessous, une ligne par membre avec l'état de paiement (p. ex. « Montant pas encore défini » / « En attente ») et l'échéance (p. ex. « Échéance : 31.12.2026 »).

📊20 · Finances

Récapitulatif annuel des finances de l'association, indépendamment des tontines individuelles.

• Sélection de l' année en haut (p. ex. 2026).
• Carte Caisse de l'association: Solde de la caisse, en dessous Total des dons et Dépenses (avec une flèche vers la vue détaillée).
• Section Total des dons – liste des dons de l'année choisie (vide : « Aucun don enregistré. »).
• Section Dépenses avec le bouton Enregistrer une dépense – liste des dépenses de l'année (vide : « Aucune dépense enregistrée. »).

🧑‍🤝‍🧑21 · Membres

« Membres & rôles ». Liste de tous les membres avec leur rôle.

• Par membre : avatar, nom, e-mail, badge de rôle (Gestionnaire, Trésorier ou Membre).
• Bascule Participe à la tontine pour chaque membre.
• Pour les membres retirables, un lien Retirer le membre (pas sur son propre compte de gestionnaire).
• En tant que simple membre, la vue est en lecture seule.

✉️22 · Invitations

Nouvelle invitation

E-mail ou téléphone, choisir le rôle (par défaut : Membre) → Inviter & générer un QR.

Lien / QR ponctuel

« Lien ouvert et expirant, sans coordonnées — plusieurs personnes peuvent l'utiliser pour demander à rejoindre ; un gestionnaire valide et attribue le rôle. »

• Choisir la validité : 15 minutes · 1 heure · 24 heures · 7 jours · 30 jours · Personnalisée.
• Cette durée vaudra désormais pour tous les liens d'invitation de cette association ; les invitations personnelles n'en sont pas affectées.
• Le bouton Créer un lien / QR ponctuel génère le lien actif.

Invitations en attente

Liste des invitations pas encore acceptées (vide : « Aucune invitation pour l'instant. »).

🗳️23 · Sondages & événements

Un module commun avec deux onglets.

Onglet « Sondages »

Liste des sondages en cours / terminés (vide : « Aucun sondage pour l'instant. »). Bouton Créer un sondage.

Onglet « Événements »

Liste des dates à venir (vide : « Aucun événement pour l'instant. »). Bouton Créer un événement.

💬24 · Discussion & appel vidéo

« Messages & annonces ». Une discussion par association.

• L'en-tête affiche le nom de l'association ainsi que le nombre de membres et qui doit actuellement payer (p. ex. « 6 membres · c'est au tour de Didier Ngassa »).
• Écrire un message et l'envoyer avec la flèche ; + et le symbole emoji à côté du champ de saisie pour les pièces jointes / réactions.
• Les événements système apparaissent automatiquement comme cartes propres dans la discussion, p. ex. « Cotisation de <nom> enregistrée pour la période <n>. » ou « Les fonctions actives de l'association ont été modifiées. » – chacun avec date/heure, groupé par jour.
• Le symbole d'appel vidéo en haut à droite lance un appel vidéo de groupe ; un symbole d'historique à côté ouvre la chronique.

⚖️25 · Règles

• La carte « Règles & statut » affiche le texte des règles enregistré, en texte suivi (p. ex. jour d'échéance, délai de carence, quorum de vote – dans l'association de démonstration testée, saisi en français).
• Gestionnaire : le lien Modifier pour changer le texte.
• Les membres voient les règles en lecture seule.

🕸️26 · Association RPN

Une association RPN est une association de solidarité pour les cas de deuil. Elle n’a ni tontine ni cycle : pour chaque cas que l’association prend en charge ou que RPNG appelle, chaque adhérent paie sa part. Les associations RPN se trouvent sous le filtre RPN de la liste des associations (chapitre 7).

Rôles

Dans une association RPN, les rôles portent les noms de RPNG.

Pour tous les adhérents

Bureau et commissaires aux comptes : la situation en tête

En haut de la page de l’association, sous Membres, Total et Statut, trois chiffres : Actifs (adhérents avec leurs enfants couverts), En carence (avec les enfants dont le parent est en période probatoire) et En retard, mis en évidence dès qu’il y en a. Un appui sur un chiffre ouvre le registre.

Délégués : le mode de collecte

Chaque association RPN choisit comment elle collecte : tuile Avoirs des membres → icône à curseurs à droite de « Total » (Réglages de l’avoir) → Mode de collecte.

Seuls les délégués peuvent changer de mode, et seulement si aucun cas n’est ouvert. Le retour à l’avoir n’est possible que si plus aucune cotisation n’est due.

Délégués et trésorier : saisir un avis RPNG

Pour chaque décès, RPNG publie un appel à cotisation. L’opérateur peut le saisir une fois pour toutes les associations qui ont un matricule RPNG ; le cas figure alors déjà dans votre liste. Sinon :

1. Tuile Signaler un cas → Saisir un avis RPNG.
2. Reporter de l’avis le Numéro de dossier (TF/…), la Personne décédée, l’Association du défunt et la CI par personne.
3. Dû par l’association selon l’avis : le total que RPNG demande à l’association. Il peut être saisi plus tard.
4. Échéance du virement à RPNG : préremplie à 96 heures à partir de maintenant.
5. Enregistrer et prélever : Baobab prélève la CI par personne chez chaque adhérent, ayants droit compris, et ouvre le cas.

Le même numéro de dossier ne prélève jamais deux fois dans une association. Dans le cas, un bandeau affiche l’échéance (« Virer à RPNG avant le … · ensuite 100 €/jour ») ; à partir du jour 5, RPNG désactive l’association. En dessous figurent Dû par l’association, Collecté, Versé et Reste. Si le dû s’écarte de personnes × CI, Baobab vous avertit : RPNG compte aussi les adhérents absents de l’application. Baobab calcule seulement la pénalité et ne l’enregistre jamais. Tant qu’il reste un montant dû, Baobab rappelle l’échéance aux délégués et au trésorier 48 et 24 heures avant, puis chaque jour.

Délégués et trésorier : virement à RPNG

1. Dans le cas, Saisir le virement : les cas couverts par ce virement avec leur montant, la date du virement et le motif tel que saisi à la banque.
2. Envoyer pour contre-validation. Seul un virement compte, jamais des espèces.
3. Un autre délégué ou le trésorier reçoit un avis et le confirme dans Validations → Contre-valider les virements à RPNG. Le virement ne compte qu’ensuite.
4. Joignez la preuve du virement au virement (Joindre un justificatif). Elle est facultative et visible seulement par le bureau.

Si personne d’autre ne gère l’association, vous confirmez vous-même, et le virement porte la mention « Validé seul ». Un virement saisi par erreur, vous l’annulez avec un motif ; personne ne peut le supprimer. Les adhérents voient le dû, le montant collecté et l’échéance sous forme de totaux, sans noms ; seuls les délégués et le trésorier voient les virements. Partager le message transmet un texte prêt à WhatsApp ou à une autre application.

Clôturer un cas : une personne du bureau touche Proposer la clôture après avoir vu le bilan. Une seconde personne reçoit un avis, vérifie le bilan et touche Confirmer la clôture ; qui a proposé peut seulement retirer la proposition. Qui gère seul le bureau clôture dès la proposition, et le cas porte la mention « clôturé seul ».

Délégués et trésorier : collecter par cas

Si l’association collecte par cas, le cas affiche la liste Cotisations des adhérents avec un statut (due, payée, avancée, exonérée, en retard) ; à payer seulement masque le reste. Le menu de chaque ligne :

Avant chaque appel, Baobab montre un aperçu : payeurs, personnes, dont en carence, enfants et visiteurs, total et échéance ; seul Lancer l’appel enregistre. Les adhérents signalent eux-mêmes leur paiement avec J’ai fait le virement, en indiquant le moyen et la date ; la cotisation apparaît alors « signalée », et vous confirmez la réception directement dans la liste du cas ou dans Validations. Baobab rappelle chaque adhérent aux jours 1, 2 et 3 après l’appel, donc avant l’échéance, avec tous ses cas en un seul message, et vous envoie un résumé chaque jour tant qu’il reste un montant dû. La vue d’ensemble de l’association affiche « Reste à collecter : … » avec la prochaine échéance. Si RPNG couvre un cas avec sa réserve, ouvrez-le par Ouvrir un cas en cochant Sans cotisation (couvert par la réserve RPNG) ; rien n’est prélevé.

Reçus : chaque paiement confirmé reçoit un reçu numéroté (R-matricule-année-numéro). Les adhérents le trouvent sous Reçus dans leur avoir et l’enregistrent en PDF. Les délégués saisissent l’adresse du reçu dans Notre association chez RPNG. Un reçu n’est pas une attestation de don. Rapports et exports regroupe le livre de caisse (CSV ou XLSX, sur une période), le rapport annuel, les derniers paiements avec « initié par » et « validé par », les reçus et les derniers exports. Sur le cas d’un adhérent décédé, vous créez le Dossier de déclaration RPNG en PDF ; à côté, Ouvrir la page de déclaration RPNG ouvre la page sur rpng.org, avec la connexion de l’association chez RPNG. Les commissaires aux comptes voient cas, mouvements et rapports sans rien modifier.

Délégués et trésorier : rapport de cas et export du livre de caisse

• Rapport de cas : l’icône PDF en haut à droite d’un cas. Le rapport indique les personnes, le montant par personne, le dû de l’association et le montant versé ; pour la cotisation par cas, il ajoute Dû, Collecté, Avancé par l’association, Exonéré et Reste à payer, les cotisations des adhérents et les paiements confirmés. Il indique pour chaque adhérent les personnes comptées et la date depuis laquelle la liste est figée. Il fixe l’état au moment de sa création et n’est pas un justificatif signé.
• Exporter le livre de caisse (CSV) : la flèche vers le bas dans Avoirs des membres. Colonnes : Date, Sens, Montant, Type, Cas, Pièce, Adhérent, Note. Le fichier utilise le point-virgule et la virgule décimale, pour qu’Excel l’ouvre en France et en Allemagne sans question.

Les deux fichiers sont créés sur votre appareil. Dans le navigateur, ils sont téléchargés ; sur un téléphone, le menu de partage s’ouvre. Aucun fichier ne reste sur le serveur.

Délégués : registre et parcours de l’adhérent

Tuile Registre : tous les adhérents, y compris ceux sans smartphone ou sans accès à Baobab (filtre Sans compte). Un délégué ou le trésorier recharge leur avoir, et ils paient leur part à chaque cas. En haut : la recherche (Rechercher un nom ou un matricule), les filtres Tous, Probation, Sans compte, Visiteurs, Part bientôt et Inactifs, et l’interrupteur Afficher aussi les anciens adhérents.

• Ajouter un adhérent (délégués seulement) : civilité, nom, date de naissance, type (Résident, Visiteur, Sans titre de séjour), contact, adresse en Allemagne, matricule RPNG et date du matricule. Enregistrer et inviter envoie une invitation qui, une fois acceptée, est liée à cette fiche précise. Un matricule n’existe qu’une fois dans tout Baobab. Si quelqu’un porte déjà le même nom et la même date de naissance, Baobab demande après l’enregistrement « Même personne ? » ; la fiche est enregistrée quand même. Si une telle personne figure dans une autre association RPN, Baobab indique seulement qu’elle existe peut-être, sans association ni nom ; vérifiez alors le matricule ou demandez un transfert. Les demandes de correction des adhérents figurent dans Validations → Corrections ; vous corrigez vous-même l’information et touchez Traitée ou Refuser (avec motif). Un matricule au format inhabituel est signalé dans le registre. Un adhérent inscrit Sans titre de séjour ne cotise pas aux cas et n’est pas couvert ; la fiche l’indique. Si l’association a des frais d’adhésion, ils sont dus dès l’inscription.
• Période probatoire : 90 jours pour un résident, 21 jours pour un visiteur, à partir de la date du matricule. Baobab affiche « En période probatoire, couvert à partir du … ». Le prélèvement a lieu quand même ; c’est la liste de RPNG qui dit qui paie.
• Un nom ouvre la fiche : statut (Probation, Actif, Inactif, Sorti, Décédé, Transféré), séjours, ayants droit et l’historique de chaque changement.
• Séjours des visiteurs : entrée, sortie, hôte (résident de l’association) et pays de résidence ; 90 jours au plus. Prolonger demande un nouveau justificatif des services d’immigration en fichier, au plus tard 7 jours avant la sortie ; dans la fenêtre, joignez d’abord le justificatif, puis choisissez la date. Chaque justificatif reste sur le séjour. 10 jours avant la sortie, Baobab le rappelle à l’hôte et aux délégués, puis une dernière fois à la fin du délai. Le jour de la sortie, le visiteur devient inactif et ne paie plus ; s’il revient, créez un nouveau séjour.
• Ce que les délégués peuvent faire : Modifier les informations, Recharger l’avoir, Inviter dans l’application, Devient résident, Enregistrer le départ, Réactiver (avec une nouvelle période probatoire), Désactiver (double validation) avec un motif, la date de la mise en demeure écrite (au moins 14 jours avant) et la case « Demandé sur rpng.org », et Déclarer décédé (double validation). Un autre délégué confirme la demande. Joignez la mise en demeure en PDF à la demande.
• Enfants majeurs : Inscrire comme adhérent à part entière fait de l’ayant droit une fiche propre, que vous pouvez inviter dans l’application.
• Reprendre d’une autre association (les trois points en haut à droite) : le matricule RPNG suffit. L’autre association confirme ; ensuite seulement vous voyez les informations. L’avoir ne suit pas ; l’ancienne association ne peut confirmer que lorsqu’il y est à 0 et qu’aucune cotisation n’est due. Baobab affiche seulement les frais fixés par RPNG.

Délégués : importer et exporter la liste des adhérents

Dans le Registre, les trois points en haut à droite.

1. Importer la liste des adhérents → Choisir le fichier : un fichier Excel (.xlsx), par exemple le formulaire RPNG « Anhänger neue Anmeldung ».
2. Baobab propose quelle colonne contient quoi ; vous vérifiez l’attribution et touchez Vérifier.
3. L’aperçu montre ce qui arrive à chaque ligne : nouveau, complète, déjà présent, en double dans le fichier, mineur, erreur. Vous pouvez décocher des lignes. « Complète » ne remplit que les champs vides.
4. Importer … lignes. L’import ne crée pas les mineurs ; le parent les ajoute comme ayants droit.

Votre appareil lit le fichier ; seules les lignes partent vers Baobab, 2000 au plus. Exporter la liste des adhérents demande quelle liste vous voulez : Nouveaux adhérents (sans matricule) est le formulaire d’inscription RPNG, Tous les adhérents ajoute le matricule et sa date, pour la vue d’ensemble et le rapprochement. Le trésorier peut aussi exporter. Si tous les adhérents ont déjà un matricule, l’application le dit au lieu d’écrire un fichier vide.

Délégués : délégation principale, intérim, départ

Tuile Notre association chez RPNG. RPNG exige au moins un adjoint en plus du délégué principal, et quatre délégués au plus ; l’application avertit s’il manque l’adjoint ou s’ils sont trop nombreux. S’il manque un adjoint, elle fixe un délai de 7 jours et le rappelle aux délégués les jours 1, 5 et 7. Sous Ce que les délégués peuvent faire :

Le délégué principal ne peut être ni rétrogradé ni retiré, et ne peut supprimer son compte qu’après avoir transmis la délégation. Si « pas d’inscription active au registre » figure à côté d’un délégué, inscrivez-le ou réactivez-le dans le registre : les délégués sont eux-mêmes adhérents de RPNG.

Bureau : pièces d’un cas

Un cas affiche la carte Pièces (RI 6.5) avec le compte « N pièces obligatoires sur M » : photo en pied, matricule, procuration de la famille, pièce d’identité, actes de décès et de naissance, et l’acte de mariage ou de divorce si applicable. Pour un décès hors d’Allemagne (interrupteur dans le cas ou au signalement), trois pièces de l’étranger s’ajoutent. Chaque pièce est manquante, fournie ou vérifiée. Le bureau et la personne qui a signalé le cas peuvent téléverser ; « fournie » exige un fichier. Une deuxième personne du bureau touche Vérifier, pas celle qui a téléversé. Qui gère seul le bureau vérifie lui-même, et la pièce l’indique.

Bureau : frais de l’association

Tuile Avoirs des membres → icône de reçu en haut (Frais). Dans le Catalogue, les délégués créent les frais : nom, montant et type, Unique à l’adhésion ou Annuel avec le jour et le mois d’échéance. Un montant modifié vaut pour les nouvelles sommes dues ; des frais désactivés n’en créent plus.

• Unique : pour chaque adhérent ajouté dans l’application à partir de maintenant, pas lors de l’import de la liste des adhérents.
• Annuel : à l’échéance, pour chaque adhérent qui cotise aux cas.
• Frais de transfert : quand une autre association demande le transfert d’un de vos adhérents, les frais (5, 10 ou 20 €) deviennent une somme due chez vous, à payer sous 96 heures. L’adhérent les voit dans « Mes frais ». Vous ne confirmez le transfert qu’une fois ces frais et tous les autres frais ouverts payés ou exonérés.

Sommes dues les liste toutes, les ouvertes en premier. Confirmer la réception (avec le mode de paiement), Régler sur l’avoir (seulement si l’avoir suffit) et Annuler (avec un motif) reviennent aux délégués et au trésorier, jamais pour leurs propres frais sauf s’ils gèrent seuls le bureau. Chaque frais payé reçoit un reçu dans la même numérotation que les autres paiements.

⇄27 · Tableau d’échange

Faire passer de l’argent d’un pays à l’autre sans qu’il traverse la frontière : vous payez dans votre pays le destinataire de l’autre, il paie le vôtre dans le sien. Onglet Échange dans la barre du bas.

Conditions

• Membre d’une association, compte d’au moins 14 jours, e-mail confirmé.
• Confirmer une fois les règles (Lire et confirmer les règles) : « Compris — j’échange sous ma propre responsabilité ».
• Accès accordé par Baobab. En haut de l’onglet Échange, une liste indique point par point ce qui manque encore. Une fois tous les autres points remplis, touchez Demander l’accès : nous vous prévenons dès qu’une décision est prise. Si une demande n’est pas acceptée, une nouvelle est possible après 30 jours.

Publier une annonce

1. Publier une annonce → le pays depuis lequel vous donnez. La devise suit le pays.
2. Montant et moyen de paiement : virement (SEPA), mobile money, PayPal ou espèces.
3. Sous Je reçois : pays de destination, moyen de paiement et où vous recevez — un compte de votre profil ou de nouvelles coordonnées. Vous confirmez les nouvelles coordonnées par un code envoyé par e-mail, comme dans le profil.
4. Taux : « 1 € vaut … ». Vous fixez le taux vous-même ; l’application calcule la somme et ne propose jamais de taux.
5. Voir l’aperçu montre l’annonce telle qu’elle apparaîtra → Publier.

Sur le tableau

• Pas de nom, seulement un numéro d’annonce. À côté, le niveau de l’annonceur et ses échanges, arrondis — vous voyez ainsi si quelqu’un est nouveau ou a déjà souvent échangé.
• Je suis intéressé → choisir où vous recevez → envoyer. L’annonceur le voit tout de suite.
• Le drapeau 🏳 signale une annonce à l’exploitant.

Votre annonce

L’échange, étape par étape

1. Après l’acceptation, vous voyez le prénom et l’initiale de l’autre.
2. Les deux appuient sur Je suis prêt. Alors seulement apparaissent le nom complet et les coordonnées de paiement, chez les deux en même temps.
3. Celui qui a le plus d’échanges conclus paie en premier ; à égalité, vous partagez en deux moitiés.
4. J’ai payé, puis Réception confirmée. Quand les deux ont confirmé, l’échange est conclu.
5. Ensuite vous vous évaluez mutuellement, à l’aveugle : visible seulement quand les deux ont évalué ou à la fin du délai.

Niveaux et plafonds

Les plafonds s’appliquent aussi à celui qui accepte — dans la devise qu’il paie. Historique en haut à droite montre vos échanges et annonces terminés.

🚩28 · Visite guidée

Une visite guidée de l'application, qui montre aux nouveaux venus les espaces essentiels au premier lancement.

• Démarre automatiquement au premier lancement après une version importante (annoncée sur l'accueil par un bandeau, p. ex. « une visite guidée vous montre toute l'app au premier lancement »).
• On peut la passer à tout moment ; les Paramètres renvoient en plus vers un guide propre (entrée « Guide ») qui ouvre une page d'aide externe.

🔔29 · Historique & avis

• La 🔔 cloche de l'accueil ouvre l'historique. Il montre vos événements : demandes d'adhésion, cotisations enregistrées, demandes de crédit, départs, annonces, changements de règles.
• Une tape mène directement à l'association / l'espace concerné.
• Marquer comme lu vide les avis en attente.

🙍30 · Profil

Indicateurs et espaces du compte :

⚙️31 · Paramètres

Via la roue dentée en haut du profil.

📖32 · Glossaire & statuts

Valeurs de statut

Termes

💡33 · Remarques & conseils connus

• Modules visibles différemment : Si une association affiche moins de tuiles, c'est que le gestionnaire les a désactivées sous « Activer / désactiver des modules ».
• Coordonnées pour le QR : Le bénéficiaire / IBAN / BIC est renseigné par le gestionnaire sous « Modifier les propriétés » – sans eux, le paiement par QR n'a pas de bénéficiaire.
• Principe des quatre yeux : Les approbations (crédit, versement) demandent une deuxième personne – prévoyez-le dans les petites associations.
• Défilement capricieux : Sur certaines sous-pages, le premier geste de défilement après un changement de page ne répond pas tout de suite. Refaire brièvement le geste ou recharger la page suffit.
• Vider l'historique : Utilisez « Marquer comme lu » pour que le compteur de la cloche revienne à zéro.
• Si une page se bloque : Rechargez l'app – votre connexion reste active.